Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor
Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mengetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
- Agar barang tidak cepat rusak.
- Agar tidak terjadi kehilangan barang.
- Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
- Memudahkan dalam pengawasan.
- Memudahkan dalam analisis barang.
Pemeliharaan
Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b) Agar barang tidak mudah hilang.
c) Agar barang tidak kadaluarsa.
d) Agar barang tidak mudah susut.
e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
d) Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :
- Agar peralatan tidak mudah hilang.
- Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
- Memudahkan dalam pegecekan barang.
- Memudahkan dalam pengawasan.
- Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.